初めまして。
今回ブログを担当します、千趣会法人事業部の千石です。
よろしくお願い致します！！
今回は『その業務ほんとに必要？何の為？』ということで、私にとって未経験の業務だったからこそ気が付いた『業務の効率化』について話したいと思います。
私は、昨年度までベルメゾンのカタログ事業でアパレルの企画や仕入れを担当していたのですが、今年異動となり、初めてBtoB業務（メインは物販の受託業務）に携わることになりました。
BtoBの案件は、それぞれ多数の細かな業務が連なった複雑なフローから成り立っており、把握だけでも一苦労・・・。
きちんと覚える為には、１つ１つフローを分解して理解していくしかないかと業務を書きだしていくと『あれ？これ何の為に必要なんだっけ？？』という業務が、ちらほら・・・。
引継いだばかりなのを良いことに、クライアントや仕入先に相談してみると、お互いにとって、そこまで重要でない（けれど煩雑な）フロー・業務というものがそこそこあることに気づきました。
クライアントの要望と思って四苦八苦対応していたことが、実はそれほど必要とされていなかったり。
例えば、こちらは「日別・商品別・顧客別に個別に発注」を行っていたけれど、実はメーカーとしては「月別・商品別の総数」が合っていれば問題なかったというような『え？！そうなの？！今まで何やってたのコレ（泣』というようなことも。
有り難いことに業務は山積みなので、「この勢いで！」と俄然効率化モードに突入「進め！働き方改革！」です。
取引先に取材した内容を基にチームメンバーや他部署にも助けてもらって、毎日大量に届いていたFAXでのやりとりを基幹システムに移行したり数人が半日がかりで数１００社にメール配信していたところを、RPAで自動化するなど、思った以上に効率化出来る業務が見つかりました。
※RPAとは
Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語でホワイトカラーのデスクワーク（主に定型作業）を、ルールエンジンやAI（人工知能）などの技術を備えたソフトウェアのロボットが代行・自動化する概念。自動データ作成・メール配信等作業は多岐に渡る。
でも、今まで10年以上担当していたバイヤー業務については業務への慣れ・メーカーさんとも長年の付き合いで特に問題も起きておらず『わざわざフローの見直しをしよう！』とは思いもしなかったんですよね。
煩雑な作業も多かったし、今思うと確実に効率化出来ることがあったはず。
これだけ『働き方改革』が言われていても、『今までこのやり方でやってきたんだから、このままで問題ないだろう』『なんやかんや考えるより、とりあえず目の前の仕事を早く終わらせないと』と安易に対応してしまうことって結構多かったなと。
でもそこで時間を取って０ベースで考えることで一気に効率化が進むこともあるんだなと改めて気づくことが出来ました。
クライアントの要望で、『これは絶対必須！！』という内容も多いとは思いますが、思った以上に、相手先の状況も案件開始時から変わっていて、その業務自体が必須ではなくなっていたり、簡易化しても問題なかったりする場合も多いんだなと、時代の流れも実感しました。
ということで「今まで通り」を見直して定期的な業務の棚卸＆状況の摺合せを行うことで自分だけではなく、関連する方々みんなにとってプラスになることも多いと入社13年目にして改めて気づいた今日この頃でした☆
私のような悩み多き初心者はもちろん、長年同ジャンルの業務を担当されていて大きな問題はないけれど、より効率化を目指したい玄人様にも！
通販事業者とアウトソーサーの両方の知見を持ち、新たな視点で貴社が抱えるビジネス
課題の解決の役に立ちたい「千趣会」にぜひお気軽にお問合せくださいませ！
＜お問合せはこちら＞
www.senshukai.co.jp＜相談会のお申し込みはこちら＞
次回のブログもお楽しみに！
